1. Quem trata os dados e qual é o papel de cada parte
Quando a empresa contratante define por que e como os dados de seus clientes serão usados, ela normalmente atua como controladora desses dados e deve cumprir suas próprias obrigações perante os titulares.
2. Quais dados pessoais podem ser tratados
Conta e relacionamento comercial
- nome da empresa e do responsável;
- CPF ou CNPJ, telefone, e-mail e dados de contato;
- identificadores de conta, usuários, filiais e permissões;
- dados de assinatura, plano, cobranças e status de pagamento.
Uso e segurança da plataforma
- endereço IP, data e hora, navegador, dispositivo, sessão e registros de acesso;
- logs de auditoria, eventos de segurança, falhas e ações administrativas;
- dados de dispositivos conectados quando o recurso Device OrcaAssist estiver habilitado.
Dados inseridos pela empresa em sua operação
- dados cadastrais de clientes, fornecedores e funcionários;
- ordens de serviço, aparelhos, IMEI, defeitos, diagnósticos, checklists, fotos, anexos e garantias;
- estoque, vendas, financeiro, atendimento, mensagens e informações operacionais;
- dados adicionais fornecidos em chamados de suporte, inclusive mensagens e fotos enviadas pelo chat de atendimento.
3. Para que usamos os dados
- criar, provisionar e administrar a conta e o ambiente da empresa;
- autenticar usuários e aplicar permissões;
- entregar funcionalidades contratadas e sincronizar dispositivos autorizados;
- processar assinatura, cobrança e situação de acesso;
- prestar suporte, investigar falhas e responder solicitações, inclusive avisando a equipe de suporte, por mensagem de WhatsApp, de que há um chamado novo (com o nome da empresa e um trecho da solicitação);
- prevenir fraude, abuso, acesso indevido e incidentes de segurança;
- manter registros necessários para auditoria, continuidade e cumprimento de obrigações legais;
- melhorar desempenho, estabilidade e experiência do produto com informações técnicas compatíveis com essa finalidade.
4. Bases legais
Dependendo do contexto, o tratamento pode ocorrer para execução de contrato e procedimentos preliminares, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, proteção contra fraude e segurança, legítimo interesse avaliado de forma compatível com os direitos do titular, ou consentimento quando essa for a base adequada.
Quando o OrcaAssist atua como operador, a empresa contratante é responsável por definir e documentar a base legal aplicável aos dados de seus próprios clientes e demais titulares.
5. Como obtemos os dados
Os dados podem ser fornecidos diretamente no cadastro, recebidos por usuários autorizados da empresa, gerados pelo uso do sistema, enviados por dispositivos conectados ou recebidos de integrações ativadas, como autenticação social e serviços de pagamento.
O OrcaAssist procura limitar a coleta ao necessário para as finalidades descritas e aos recursos efetivamente utilizados.
6. Compartilhamento e operadores auxiliares
Dados podem ser compartilhados com fornecedores necessários à prestação do serviço, sempre de acordo com a finalidade aplicável. As categorias podem incluir:
- infraestrutura, hospedagem, armazenamento e backup;
- provedores de e-mail, autenticação e segurança;
- meios de pagamento e cobrança, incluindo Asaas quando utilizado na assinatura;
- serviços de comunicação e mensageria quando ativados pela empresa;
- prestadores de suporte técnico ou processamento especializado, quando necessários;
- autoridades públicas, quando houver obrigação legal, ordem válida ou necessidade de exercício de direitos.
Alguns fornecedores podem processar dados fora do Brasil. Nesses casos, o tratamento deve observar os mecanismos e garantias exigidos pela legislação aplicável para transferências internacionais.
As integrações com WhatsApp e Instagram não usam APIs oficiais dessas plataformas e podem ser restringidas por elas, conforme descrito nos Termos de Uso. Mensagens enviadas por essas integrações passam pelos serviços das próprias plataformas, que tratam os dados segundo suas políticas.
8. Retenção, exportação e exclusão
Os dados são mantidos pelo tempo necessário para prestar o serviço, preservar segurança e auditoria, cumprir obrigações legais, exercer direitos e atender períodos de garantia, suporte ou retenção configurados.
Fotos enviadas no chat de suporte são apagadas automaticamente: poucos dias após o envio e, no máximo, um dia depois de o atendimento ser encerrado. Fotos de checklist e documentos de RH ficam em área protegida, com acesso por permissão.
Após o encerramento da conta, dados podem permanecer por período limitado em backups, registros de segurança ou arquivos exigidos por lei. Quando não houver fundamento para conservação, serão eliminados ou anonimizados de acordo com as rotinas aplicáveis.
Solicitações de exclusão não impedem a conservação de informações cuja retenção seja necessária por obrigação legal, exercício de direitos ou outra hipótese prevista em lei.
9. Segurança da informação
O OrcaAssist adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com o serviço, incluindo autenticação, segregação de ambientes por empresa, controles de permissão, registros de auditoria e restrições de acesso a funções administrativas.
Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Em caso de evento de segurança relevante, serão adotadas medidas de contenção, investigação e comunicação conforme a natureza do incidente e as exigências legais aplicáveis.
10. Direitos dos titulares
Nos limites da LGPD, titulares podem solicitar confirmação da existência de tratamento, acesso, correção, informações sobre compartilhamento, anonimização, bloqueio ou eliminação quando cabível, portabilidade quando regulamentada e aplicável, revisão de decisões automatizadas quando houver hipótese legal, revogação de consentimento e demais direitos previstos em lei.
Quando a solicitação envolver dados cadastrados por uma assistência técnica sobre seu próprio cliente, o pedido deve ser dirigido inicialmente à empresa que controla esses dados. O OrcaAssist apoiará a empresa contratante quando necessário para atender solicitações válidas.
11. Dados de menores de idade
Contas administrativas do OrcaAssist são destinadas a pessoas com capacidade para representar uma empresa. Caso a empresa registre dados de clientes menores de idade em sua operação, ela deve observar as exigências legais específicas e garantir que o tratamento seja adequado ao melhor interesse do titular.
12. Alterações desta Política
Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças no produto, fornecedores, práticas de segurança ou legislação. Alterações relevantes poderão ser comunicadas no sistema, por e-mail ou pela Central do Cliente.
A versão vigente e a data de atualização permanecem indicadas no topo desta página.
13. Como falar sobre privacidade
O canal preferencial é a Central do Cliente, seção Atendimento (segunda a sexta, das 9h às 18h, horário de Brasília). Informe que a solicitação é relacionada à privacidade ou proteção de dados e descreva o vínculo com a empresa ou registro envolvido.
Se a questão envolver dados controlados por uma assistência técnica cliente do OrcaAssist, contate também essa empresa, que é responsável pelas decisões sobre o tratamento dos dados inseridos em seu ambiente.